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Un software gestionale tradizionale viene utilizzato dalle aziende per raccogliere dati inerenti l’amministrazione, la produzione, mentre un sistema ERP è parte integrante dei flussi organizzativi dell’azienda. La differenza sostanziale tra ERP e gestionale tradizionale è il processo. I sistemi ERP sono sviluppati per adattarsi ai processi aziendali e diventarne parte integrante, supportando tutti i reparti dell’impresa nello svolgimento del proprio lavoro. Il gestionale tradizionale invece offre una soluzione tecnica per espletare la documentazione relativa a uno o più ambiti di attività. Dopo un’accurata fase di progettazione, il software controlla, gestisce e propone attività in base alle informazioni inserite.  Tramite un sistema intelligente l’ERP è in grado di elaborare una mole ingente di informazioni quali per esempio lavorazioni, componenti o materie prime necessarie per produrre un articolo, quali le giacenze dei magazzini lungo l’arco temporale, quali le persone e le attrezzature disponibili in azienda o presso i fornitori, quali i costi o i tempi di approvvigionamento (tempi totali di produzione o acquisto), ecc. in modo da proporre cosa e quando acquistare, da quali fornitori e cosa e quando lanciare in produzione.

Un’ulteriore caratteristica che distingue l’ERP dal gestionale è la capacità di offrire contemporaneamente un ampio grado di configurazione e personalizzazione per adattarsi ai flussi aziendali (utile quando l’azienda è già bene organizzata) e, allo stesso tempo, una struttura che già contiene al suo interno “best practice” e modelli organizzativi ottimizzati in oltre 20 anni di uso con il contributo dei migliori clienti, modelli che si rivelano utili soprattutto quando l’azienda deve innovare la propria organizzazione.

Gli elementi che principalmente distinguono un software ERP di ultima generazione da un gestionale tradizionale sono 

  1. integrazione di tutte le funzioni per utilizzare al meglio i dati inseriti o raccolti, con conseguente elaborazione delle informazioni per proporre o pianificare attività e ordini
  2. controllo attivo di tutti i processi aziendali anche tramite work-flow, con un duplice obiettivo
  3. massimizzare la velocità delle decisioni e l’efficienza di tutto il sistema
  4. garantire la qualità dei processi e conseguentemente la certificabilità
  5. capacità di raccogliere ed elaborare, tramite strumenti di business intelligence integrati dati riassunti in un unico cruscotto che consentono di monitorare l’andamento di tutta l’azienda.

ERP gestionale

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