A Natale regalati un sistema automatico per organizzare i documenti

Ogni azienda che è alle prese con documenti e certificati, contratti da archiviare necessita di procedure di gestione veloci e precise, che ricordino agli operatori le scadenze in tempo utile per adempiere al processo di rinnovo, di conservare i documenti in modo sicuro e organizzato. I software più evoluti presentano un sacco di funzionalità avanzate che consentono di velocizzare il lavoro adottando un sistema di conservazione elettronica. Con i sistemi di archiviazione documenti evoluti è possibile raccogliere e organizzare le informazioni di business in modo che siano sempre reperibili e fruibili, anche da mobile.

La conservazione dei documenti in formato digitale prevede di assegnare al documento tutti gli elementi necessari per preservare il suo effettivo valore: con l’apposizione della firma digitale, il riferimento e la marca temporale, si garantisce l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti informatici, come previsto dal CAD (art.44).

Tra le funzionalità più avanzate troviamo:

1. Organizzazione tramite fascicoli, pratiche o hashtag per una gestione documentale efficace
2. Sicurezza dell’informazione e riservatezza dei documenti archiviati
3. Ricerca di informazioni direttamente all’interno dei documenti grazie al motore OCR
4. Firma digitale automatica di tutti i documenti da remoto con richiesta di password
5. Conservazione sostitutiva in house dei documenti

Scopri di più sull’archiviazione digitale dei documenti, richiedi una consulenza senza impegno.