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La condivisione e la ricerca di informazioni in modo veloce sono le principali esigenze aziendali odierne: il documentale permette di archiviare, gestire e consultare diversi file, come e-mail, file testuali (ad esempio offerte, contratti e fatture). Utilizzare una soluzione ECM permette di risparmiare tempo e costi nelle operazioni inerenti i documenti, migliorando l’efficienza aziendale. Il software consiste in più tecnologie che permettono l’acquisizione, la gestione, la revisione e l’archiviazione di contenuti e documenti utilizzati durante i vari processi aziendali.
Gestire i documenti sull’ECM permette di automatizzare operazioni ripetitive di trasmissione, diminuendo i costi e gli spazi fisici di archiviazione.
Le informazioni archiviate sull’ECM sono fruibili ovunque e da tutti i device (anche da remoto) con una ricerca veloce ed efficace attraverso categorie, keywords e tassonomie; i dati possono essere inoltre integrati nei processi aziendali.
I dati vengono conservati dall’azienda in spazi proprietari: è possibile controllare l’accesso alle informazioni, tracciare le modifiche effettuate ai documenti e recuperarne le versioni precedenti.